みなさんは、自分の仕事を効率よく進められているでしょうか?

中には、「自分の仕事を進めたいのに、急なメール・電話や上司からの呼び出しでなかなか進めない…」という人もいるかともいます。
もしくは、「優先度の高い仕事を進めようとすると、優先度の高くない仕事がどんどん溜まっていっていってしまう…」という方もいるのではないでしょうか?

 

このような方は、ぜひ自分の予定の立て方や、仕事の進め方を見直してみてはいかがでしょうか?1つだけ簡単な方法があります。それは、

 

「簡単な仕事を先送りにしない」

 

ということです。

 


スポンサーリンク

仕事を先送りすると、自分の時間がどんどんなくなってしまう

すぐできることをを先送りにしてしまうと、自分の時間がどんどんなくなっていってしまいます。例えば、1通のメールを書く、同僚から頼まれた5分程度で終わる調べものをする、会社から指示されたe-ラーニング研修を行う、などです。

 

これらは、1つ1つは10分もかからないものであっても、つい後回しにしがちです。特に重要な商談の資料を作成するなど、優先度の高い仕事をしていると、つい忘れてしまうものです。

 

ですが、塵も積もれば山となってしまいます。「いつになったら終わるのか」と何度も催促されるハメになってしまいます。そして残業祭りとなります…

 

簡単な仕事を即行うことで、仕事が溜まらない

これの対処法は簡単です。「簡単な仕事を後回しにせずすぐにやる」、これだけです。それができないから困っているんだと聞こえてきそうですが、これ以外にはないです。いずれやらないといけない仕事であれば、すぐにやりましょう。

 

先送りをするのは、スケジュールに余裕がないから 余裕をもったスケジュールを組もう

仕事を後回しにする人は、重要な仕事、期限がある仕事を優先的に行うために後回しにするのだと思います。

このとき、「余裕がないスケジュールを組んでしまったから後回しにせざるを得なくなった」と考えることもできます。

 

「取引先と商談の予定を立てるときに、資料の作成に10日かかるので、商談は10日後にする」

 

これは極端な例ですが、このようなスケジュールを立てていないでしょうか?仕事中は割り込み作業の連続です。実際の予定通りに進むことのほうが珍しいのではないでしょうか?

ですが、つねに時間を気にしているようでは、予定を守るというより、「予定に追われている」ということになってしまいます。

 

こうならないようにするためには、最初から余裕を持ったスケジュールを組むのがいいです。例えば、商談の準備に10日かかるとしたら、2日くらい余裕を持ち、12日程度かかると最初から想定します。

こうすると、多少の割り込みでも重要な仕事に余裕を持たせることができるようになり、簡単な仕事をすぐにこなせるようになります。

 

OutlookやGoogleカレンダーを活用しよう

カレンダー機能の多くは、予定を15分単位で設定できます。これを利用して、すべての予定を15分単位で設定しましょう。

例えば、メール返信など3分で終わるものも、「メール返信」という予定を、15分単位で作成します。こうすると、余った時間は別の作業や考える時間に充てることができます。

コツは、「早く終わっても次の予定を前倒ししない」ということです。

 

 

どうしても割り込まれたくないときは、偽の予定を作成する

どうしても割り込みの打ち合わせなど、別の予定を入れられたくない場合は、「資料作成」や「Task」などの予定をカレンダーに登録してしまいましょう。その時間帯は、誰にも邪魔をされないという意思表示になります。

それでも割り込んでくる人がいる、というときには、最終手段、偽の「会議」や「外出」などの予定を入れてしまいます(内勤の人には難しい場合もありますが)

自分の席にいるから、割り込んでくる人がいます。偽の予定を登録して、会議室やカフェなどにこもり、やりたい仕事に集中します。

 

 

やらないことを決めよう

「やらなければいけない」と思ったものに対し、全部やろうとするから時間が足りなくなります。世の中には、一見重要そうに見えても、実際はさほど重要でないものもたくさんあります。

「自分にとってはこれが重要」「これは重要でない」を仕分けることが、自分の時間を作るうえで大切になります。

 

詳しくはこちらをご覧ください

 

すぐにやることで、チャンスを逃さないようにしよう

できる営業マンは、メールにはすぐに返信すると言われています。特に、重要な顧客や取引先からのメールには素早く返信し、商談を受注に導いています。

早く返信するということは、それだけ相手の考える余地を減らすということですね。契約しようという気になっている顧客が心変わりする前に返信することが重要、ということです。

 

ビジネスシーンだけではなく、日常生活にも同じことが言えます。例えば、名前は忘れましたが、ある芸人さんも、女性からのラインはすぐに返信すると言っていました。結婚相談所やネット上などで婚活している人は、同時並行で何人もの異性とやりとりしています。特に20代の若い美人さんや、イケメン高収入ビジネスマンなど人気がある人は、100人以上同時にラインするとも言われています。ほかの人に取られる前に、すぐにラインに返信してデートの約束を取り付けることが重要ですね。

 

余談ですが、僕はこの前、後回しにしていた記事のサムネイル設定をまとめて行おうと思ったのですが、時間がかかったうえに、使っているフリー画像サイトが無料版だと1日に5回までしか検索できず、ものすごく時間を食ってしまいました…
後回しにするということは、チャンスを逃してしまうことにもなりかねません。

 

まとめ

仕事を後回しにせずにすぐに処理することで、「自分の時間がとられない」「チャンスを逃さない」という2つのいいことがあります。

そのためには、「余裕をもったスケジュールを立てる」ことが重要です。

こちらの本「仕事ができる人の『しないこと』リスト」がとても参考になります。ぜひ読んでみてください。




スポンサーリンク


スポンサーリンク


Facebook いいね!/Twitterフォローお願いします