友達同士とのやり取りとは異なり、ビジネスメールでは内容はもちろん、書き方まで注意深く気を付けなければならないもので、新人や若手のころは、上司からきっちり叩き込まれた方も多いと思います。

 

顧客・取引先相手だと、企業の売り上げや利益にも影響するので、一字一句気を付けなければなりません。細かいビジネスマナーもたくさんあります。しかし、社内向け、それも同じグループや同じチーム宛てには、もう少し楽に書いてもいいのではないでしょうか?

 

今回は、内部向けビジネスメールの「ここがおかしい!」「ここは省略できる!」という箇所を紹介したいと思います。
※あらかじめの断りですが、部下から上司、後輩から先輩へはおすすめできません!ぜひとも上司から「メールの時間削減のために内部ルールで取り入れよう」と言ってもらいたいものです。

 


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メールへの記載内容は、言いたいことだけで十分!

例えば、部下(鈴木さん)から上司(山田さん)への日報をメールで送るとします。このとき、このような書き方をしている人が多いと思います。

 

正直、僕はこの書き方嫌いなんですよね…僕が受け取るなら、これだけで十分です。

 

(IT起業やベンチャー企業だとこのような風潮もあるのではないでしょうか?)

 

 

受け取る人が1人なのに、宛名を書く意味はあるのか?

ToとCCに多くの人が設定されているならいざ知らず、この例では上司の山田さんにしか送信していません。それなのに、「山田さん」と宛名を書く意味はあるのでしょうか…?

ちなみに僕の場合は、メールを最初に送信するときは宛名を書きますが、2回目以降は省略することもあります。

 

 

名乗らなくても、あなたが誰だか知っています

「お疲れ様です。○○です」ですが、これは僕は内部メールでは使いません。会社のメールアドレスは、大体の場合氏名が分かるようになっていますし、OutlookやGmailの機能で、氏名が自動的に表示されることもほとんどです。

なので、わざわざ名乗らなくても差出人が鈴木さんであることは一目瞭然です。ちなみに、僕の体感的に、名乗りを省略している人は結構多いと思うので、ここは省略したいポイントですね。

 

 

何回「よろしくお願い」するのか

定型文的に、メールの最後に「以上、よろしくお願いいたします。」とつける方は多いと思いますが、メールの途中でお願いしていることがあるのに、末尾にさらにつけるのは個人的に違和感があります。

ここまでを踏まえて、例えば僕の場合はこのようにやり取りしています。

例:
-----------------
From:suzuki

山田さん

明日の○○社のプレゼン資料を作成しました。
お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします。

-------------------
From:yamada

鈴木さん

OKです!がんばってください!

--------------------
From:suzuki

ありがとうございます!

--------------------

 

ポイントは、鈴木さんからの2通目のメールです。「ありがとうございます」と1行なので、受け取る山田さんはメールを読む必要がありません。

 

 

一番の理由は、メール文が少なくなるので、読みやすくなる

ここまで挙げた省略ポイントですが、「書くのが面倒だから省略したい」わけではありません(確かに面倒ですが…)

 

ですが、これが一番の理由ではありません。そもそも、「面倒」なだけが理由なのであれば、辞書登録したりテンプレを作成すれば解決します。一番の理由は、「メールが読みやすくなる」ことです。メールに、結論や伝えたいことしか書かないので、受信した人が内容を理解するのに時間はかかりません。

 

先ほどの例で、仮に以下のような書き方だと、山田さんはメールを読む必要が出てきて、時間を取られてしまいます。

-----------------------
山田さん

お疲れ様です。鈴木です。

お忙しい中、ご確認ありがとうございました。

以上、よろしくお願いいたします。
-----------------------

全4行中3行が、全体の75%が、言いたいこととは関係ないことです…

もちろん、自グループ外であれば必要な言い回しであり、マナーです。ですが、同じグループやチーム内でのやりとりであれば、「ありがとうございます」だけで十分だと思っています。

 

 

まとめ

社内でもある程度のビジネスマナーには気を付けるべきですが、必要以上に気を付けすぎて、メールの体裁を考えすぎて時間がかかってしまうのももったいないです。ぜひとも、省略できるところは省略したいですね。

※繰り返しのお断りですが、内部メールの書き方は、社風に大きく依存するものです。伝統的な社風であれば受け入れられないこともあると思うので、事前によく観察しましょう。

 

メールの書き方には、以下を参考にしてみてください。

 

メールに限らず、無駄な行動をしていることは多いと思います。無駄だと思うことを一度整理してみては?「やらないこと」を決めよう 行動の断捨離のすすめ



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