この記事は、「分かりやすい文章の書き方」を説明したものです。以下の方を対象にしています。

  • 仕事でメールや説明文書、資料を作成する人
  • ブログ記事を作成している人

 


スポンサーリンク

形に当てはめてしまえばよい

分かりやすい文章を書く方法は簡単です。文章の基本構造(テンプレート)を作成し、その形に当てはめます。

当てはめる形とは、以下の通りです。

  • 結論から書く
  • 理由を書く
  • 箇条書きで書く
  • 人物を明確にする(誰がやるのか)
  • 具体的に書く

 

形に当てはめると文章が分かりやすくなる理由

その理由は以下の2つあります。

  • 読者が読みやすいから
  • 自分が言葉選びに迷わなくなるから

 

読者が読みやすい

結論から書くと、読者は「この文章ではどのようなことが書いてあるのか」ということをすぐに理解することができます。

最初の1行だけ読めば、その文章の全体像が分かるので、そのあとに続く内容もイメージしやすくなります。

また、結論に続く項目も、読み手にとってイメージしやすくなるように並んでいます。

 

分かりやすい文章の基本構造は、

結論→理由→具体例→結論

です。

 

自分が言葉選びに迷わなくなる

自分自身が文章を書く際に、決まった形があると、それに当てはめて書くことができるようになります。ルールがないと、文章の書き方は自由ですが、いろんな言葉が浮かび過ぎたり、逆に言葉が浮かばないデメリットがあります。

そして、そのような状態で作成した文章は、だいたい読みづらいです。そうならないように、形を決めてしまいます。

 

箇条書きで書く理由

理由は1つだけです。

  • 文章が短くなり、読みやすくなる

 

箇条書きは文が短く読みやすい

以下の2つの文章、どちらも同じことを言っていますが、どちらが理解しやすいかは一目瞭然です。

お題:新宿駅から大阪駅への行き方

文章1
・新宿→東京(中央線快速・約15分)
・東京→新大阪(東海道新幹線・約2時間30分)
・新大阪→大阪(神戸線・約5分)

 

文章2
まずは中央快速線に乗り、東京駅まで行きます。所要時間は15分です。東京駅に着いたら、東海道新幹線に乗り換えて新大阪駅まで行きます。だいたい2時間半くらいかかります。新大阪に着いたら、神戸線に乗り換えて大阪駅まで行きます。時間は5分くらいです。

 

箇条書きだと一瞬です。読む人の中には忙しく、すぐに情報が欲しい人もいます。箇条書きであれば言いたいことがすべてわかるので、好まれます。

 

補足:ブログ記事での箇条書きについて

あなたがもしブログ記事を作成している場合、「箇条書きだと文字数が少なくなって、Googleに評価されなくなるじゃないか」と思ったかもしれません。

あくまで僕の意見ですが、過剰に引き伸ばした文字数に意味はありません。なぜならブログ記事を作る目的は「読者に有益な情報を提供すること」だからです。

 

文字数は長くしようとするものではありません。読者に情報を伝えようとした結果、「たまたま長くなった」だけです。Googleのことを考えるのではなく、読者のことを考えましょう。そうすれば自ずと結果は付いてくるハズです。

 

例えば、1000字以上を目標にしているとして、引き伸ばさなければ1000字に達しない場合、その文章は公開しないほうがいいです。このような文章は、情報量がとても少ないので、読者もGoogleも見てくれません。

 

Googleの技術は普通のIT業界以上に進歩が速く、すでに「文章そのものを見て良い/悪いサイトを判別している」ともいわれています。いいサイトとは、文字数が多いサイトではありません。「読者にとって有益」なサイトです。読者にとって有益とは、すなわち「記事を読んで満足するか」です。

読者を満足させるための1つの手段として、「読みやすい文章」が必要になります。

 

 

 

人物を明確にする理由

こちらの理由も1つです。

  • 誰が言っているのか、誰がやるのかを迷わずに示せるから

 

分かりやすい文章には、誰がやるかを明示することが必要

例えばビジネスの場合、誰が言っているのかと、誰がやるのかによって、そのあとのアクションが変わってきてしまいます。

 

例:主任から課長への報告
「資料が分かりづらいとの指摘があったので、作り直します」

 

・資料が分かりづらいとの指摘
誰からの指摘か分からないので、そのあとのアクションが取りづらいです。例えばクライアントから指摘があれば、すぐに作り直す必要があります。ただし課内の別のメンバーが指摘した場合は、本当に修正する必要があるのかどうかは、指摘内容の詳細を聞かなければ分かりません。

・作り直すというアクション
主任自身が作り直すのか、別のメンバーがやるのか、これだけでは分かりません。課長は各メンバーの稼働が適切かどうかを確認する必要があるので、「誰が作るのか」と聞き返す必要が出てしまいます。

 

まとめ

文章はテンプレートを作成し、その形に当てはめると分かりやすくなります。また、利点がもう1つあります。それは「文章作成の時間が短縮される」ことです。決まった形に当てはめるので、迷う必要がなくなります。

 

なお、これは書き言葉だけではなく、話し言葉でも同様です。特に就職活動や転職活動のときの面接で役に立つので、使ってみてください。

 

実はこの文章もこの形に沿って作成しています。読みやすいでしょう?どうかな…?
※あまりに無機質で、「報告書か!」という文章になってしまいました。ブログ記事の際は、もう少し話し言葉を織り交ぜてもよいです。ただし、基本的な構成については、メールも報告書もプレゼン資料もブログ記事も、すべて同じです。

同様の考え方に、「PREP法」というものがあります。合わせてご覧ください。

 

 

Appendix:分かりやすい文章のテンプレート

※ブログ記事の場合は、3は明確なのでパスしてOKです(ブロガーが読者にアクションを促すので)。

  1. この文章の結論は何か

  2. なぜそう言えるかの理由を箇条書き

  3. 誰が言っていて、誰がどうするのか

  4. 2と3の具体例


スポンサーリンク


Facebook いいね!/Twitterフォローお願いします