事務職として働くならExcelは絶対覚えておいたほうがいい理由 必要なExcelレベルも解説

女性にとって常に人気な事務職ですが、ひとくちに「事務職」といっても、行うことはさまざまです。

OA事務や総務といったものから、営業事務、秘書など専門的なスキルが必要なものまで、いろいろな種類があります。

 

しかし、どの職種であっても、Excelスキルは必要になります。

 

実際に、リクルートスタッフィングやテンプスタッフといった大手派遣会社では、派遣社員登録時に必ずExcelのスキルを登録することになります。

そして、Excelのレベルは大まかに5段階に分けることができますが、そのレベル分けは会社独特のものではなく、業界共通です。

https://www.r-staffing.co.jp/より取得したものを加工

この記事では、Excelのレベルと、そこに達するまでにどのようなことが必要かを説明したいと思います。参考までに、一般事務職であれば、Lv3まであれば重宝されます。

コンサルタントやアナリスト、マーケティング担当の方であれば、Lv4まで必須になるので、がんばってください(ちなみにわたしはLv4です)

Lv1:文字入力ができる

今更言うまでもありませんが、Excelの1つ1つのマス目は「セル」といいます。

このセルに文字を入力することができれば、レベル1です。

入力するのに特別なことはいりません。普通にWordやメモ帳、なんならTwitterやFacebookに文字入力するのと同じ要領です。

 

Lv1に達するためには

PCの文字入力に慣れていない方は、とにかくPCに触れ、キー配列を覚えましょう。普段スマホを使うことが圧倒的に多い方でも、家にいるときにはPCを使う、というくせをつければ、上達はあっという間です。

インスタグラムは写真投稿の性質上、スマホのほうが便利ですが、TwitterやフェイスブックはPCでも見られますし、そのほうが見やすいです。

ちなみにLineもPCで使用できます。

また、キー入力を練習することができるサイトもたくさんあります。
タッチタイプ※ができるようになると、それだけで仕事ができる人っぽくなります。
※昔は「ブラインドタッチ」と言っていましたが、最近ではタッチタイプと言われることが多いです。

Lv2:基本的な関数を利用し、簡単な表を作ることができる

Excelは「表計算ソフト」の通り、表を作るのに役に立ちます。いろいろな管理表や、売上表などのお金を計算するときに力を発揮します。

関数を作成することによって、セルに数字を入力するだけで、自動的に計算してくれることが可能です。

 

足し算を行う「SUM関数」や、平均を計算する「AVERAGE関数」が使えると、ひとまず簡単な表はできます。

 

Lv2に達するためには

Excelの画面上部(リボンといいます)にあるいろいろな機能を触ってみてください。

線をひく、セルに色を塗るなどはすべてリボンから操作できます。

また、SUMやAVERAGE、IFなど簡単な関数も、”fx”というところから選択できます。

Excelの機能を覚えるためには、まずは使ってみることが必要です。

 

Lv3:複数の関数を利用し、少し複雑な表を作ることができる。

Lv2よりも複雑な表を作成できるようになれば、Lv3です。Lv3では、単純な1つの表だけではなく、複数のシートを組み合わせて複雑なシートを作れるようになることが必要です。

代表的な関数は「VLOOKUP」ですが、この関数を使いこなせるようになると、Lv3の仲間入りです。

また、表からグラフを作れるようになるといいですね。

 

Lv3に達するためには

SUM、AVERAGE、IFなどの基本的な関数を、キーボード入力だけで作れるようになりましょう。また、「このようなことはExcelでできそうだ」ということが考えられれば、Lv3の仲間入りです。

実際、ほとんどのことはExcelの関数で表せます。「Excel ○○ 方法」と検索し、実現可能かどうか確かめてみましょう。繰り返しですが、ほとんどのことはできるので。

 

あと、ぜひともVLOOKUPはマスターしてください。

 

Lv4:いろんな関数の組み合わせや、ピボットテーブルなどを使い複雑なデータ集計ができる

Lv4になるためには、マクロ・VBA以外のすべての機能を使いこなす必要があります。主な作業は、大量のデータの分析や集計です。大量の表を関数で組み合わせて複雑な分析や集計を行ったり、ざっくりとした傾向をつかむためにピボットテーブルを使う。また集計結果を分かりやすく見せるために複雑な表から簡単な表やグラフを表す必要もあります。

 

ここまでできれば、どんな表でも作れます。マクロやVBAを使わずとも、分析や集計であれば、Lv4のスキルでなんでもできます。

 

Lv4に達するためには

Lv3からLv4に上がるために必要なものは、慣れだけです。新しく覚えることは、Lv3までで終わりですが、それらを組み合わせて複雑な表を作れるようになるには、実務をしながら経験を積んでいくしかありません。

あえてこれ以外に必要なものを挙げるとすれば、「Excelを上達しよう」という意思、です。自分から手を挙げて難しい集計を行えるようになろうとする意志があれば、自然と上達します。

その際には、「どの程度まで上達しようか」という目標設定も大切です

 

Lv5:マクロやVBAを扱うことができる

マクロやVBAをマスターすれば、あなたは一流のエクセラー(?)です。これができれば、Excelであらゆる便利機能を実装することができます。

ちなみにわたしは、まだ簡単なものしか作ることができません…ですが、これも慣れの問題だと思うので、少しずつ前に進んでみようと思います。みなさんもがんばってください!

 

まとめ

Excelのレベルは、大きく分けて5段階ありますが、希望の職種に応じて、求められるレベルが異なってきます。ですが、どの職場でもExcelは使われており、あなたが使えれば使えるだけ、職場で重宝されます。

Excelには検定試験もありますので、機会があればチャレンジしてみるのもいいですね。

なお、Excelを使用するのにはもちろんPCが必須ですが、最近ではノートパソコンもいろんな種類があります。せっかくの機会なので、PCについても見直してみてはいかがでしょうか?



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